5 طرق تجعلك أكثر إنتاجية في العمل باستخدام ’’Gmail‘‘ الجديد

الوقت المقدّر للقراءة: 2 دقيقة و 21 ثانية.

 

تَروي لنا ’’ستاف زيف – Stav ziv‘‘ الكاتبة في موقع ’’The Muse‘‘ تجربتها في التحديث الأخير الذي أطلقته ’’Gmail‘‘:

“لقد مرّت سنوات عدّة منذ أن قامت ’’Gmail‘‘ بإجراء أي تغييراتٍ جذرية في تصميمها، لذلك ليس غريباً كل هذه الإثارة والحماس حول الإعلانِ الأخير عن التحديثاتِ الرئيسيةِ التي قامت بها الشركة.

في الواقع، لم يَقتصر الأمر فقط على أنّ المستخدمين كانوا متحمسين لاستخدامِ النسخةِ الجديدة، فأنا كنت متشوقة للغاية أيضاً وأردتُ تَجربته على الفور، وقمتُ بإعادةِ تحميل البريد الوارد الشخصي عدّة مرات حتى أتمكن من رؤية خيار “جرّب ’’Gmail‘‘ الجديد” عند النقر على خيار الإعدادات.

إذا كنت تستخدم ’’Gmail‘‘ في العمل، فربما يتعيّن عليكَ أنْ تطلب من المشرف تمكين هذا الخيار قبل أن تتمكّن من تجربته.

كانت ردّة فعلي الأولى عند استخدامه كالتالي:

اطلب مساحتك الإعلانية

 

من المؤكد أنّه سَيستغرق الأمر بعض الوقت لكي تعتاد عيناي على المظهر الجديد (كما هو الأَمر مع ’’Facebook‘‘ التي تم تغيير تصاميمه عدة مرات وبشكل مختلف للغاية).

 

أمّا عن ردة فعلي الثانية فكانت:

 

يمكن لهذِه الميزات الجديدة أن تجعلكَ أكثر إنتاجية وعقلانية في العمل.

 

وإليكم فيما يلي أهم 5 مزايا ملموسة وجدتها في النسخة الجديدة من ’’Gmail‘‘:

1- تقليل الفوضى في صندوقك الوارد بفترةٍ زمنيةٍ قصيرة:

لم أكن أتطّلع فيما مضى لصندوق بريدٍ منظّم، ولكن عندما بدأتُ عملي في موقع ’’The Muse‘‘، قرّرت أن أحاول الحفاظ على حسابي الجديد مرتباً قدر الإمكان، بوضعِ العلاماتِ المهمة وأرشفة الرسائل كجزءٍ من روتيني.

ولكن على عكس التوقعات، فما يحصل الآن أنّني لا أتمكن من رؤية الجزء السفلي من صندوق البريد الوارد، وهنا يَكْمُنْ الرعبُ الحقيقي، حيث توجد أكثر من صفحة من الرسائل غير المألوفة.

 

كنتُ أعاني من مشكلة فيما مضى وهي عدم ملائمة نقل الرسائل من البريد الوارد، وهي مشكلة قد تمّت معالجتها من خلال تجديد التصميم، فبدلاً من النقر على مربع الاختيار الموجود على يمين إحدى الرسائل للوصول إلى إجراءات مختلفة أعلى بريدك الوارد، ستتمكن الآن من التمرير فوق كل بريد إلكتروني قبل فتحه و النقر على الرموز لأرشفته أو حذفه أو وضع علامة قراءة/عدم قراءة أو تأجيل الرسالة، وأشعر بالأسف حقاً لعدم وجود خيار خامس لإعادة تسمية البريد بسرعةٍ أكبر.

 

سيبدأ ’’Gmail‘‘ أيضاً في تقديم توصيات إلغاء الاشتراك “استناداً إلى إشاراتٍ مثل عدد الرسائل الإلكترونية التي تحصل عليها من المرسل وعدد الرسائل التي تقرأها فعلياً” ، مما قد يساعدك أيضاً بتقليلِ الفوضى في بريدك الإلكتروني بوقتٍ قصير.

 

2- تذكُّر رسائل البريد الإلكتروني الهامة والإخطارات ذات الأولوية العالية:

مهما حَاولت السيطرة على صندوقك الوارد، ستضيعُ منك بعض الأمور، و حتّى رسائل البريد الإلكتروني الهامة من الأشخاص الذين عادة ما تستجيب لهم بسرعة، قد يُظهر ’’Gmail‘‘ الذي تم تجديده رسائل قديمة تحتوي على ملاحظات مثل “تم الاستلام قبل 3 أيام، هل تريد الرد؟ أو ” تم الإرسال قبل 5 أيام، هل تريد المتابعة؟” بلونٍ برتقالي مشرق للتمايز مع سطر الموضوع الأسود ونص المعاينة.

 

كما يضيف أيضاً ميزة الهاتف المحمول التي تسمح لك بالحصول على إشعارات لرسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية فقط، وفقاً لما تحدّده خوارزمية ’’Gmail‘‘.

 

3- تأجيل قراءة رسائل البريد الإلكتروني في وقتٍ لاحق:

يتيحُ لكَ هذا الخيار أن تختفي من صندوقك الوارد وأن تعيد الظهور بأيّ وقتٍ آخر تحدده عندما تقوم بتمرير السهم فوق إحدى الرسائل، لذلك إذا كنت لا ترغب في رؤية بريد إلكتروني يفيض بالرسائل التي تعرف أنّك لن تهتم بها حتى يوم الجمعة، فتأكّد أنّه بإمكانك تأجيلها حتى ذلك الحين.

ولا داعي للذعر إذا أطلتَ بقائك في الغفوة! حيث يوجد خيارٌ في الجانبِ الأيمن من المتصفح للنقر والاطلاع على جميع رسائل البريد الإلكتروني المؤجّلة.

 

4- كتابة ردود ذكية لبريدك الإلكتروني:

قد تستخدم “الرد الآلي” بالفعل في تطبيق ’’Gmail‘‘ للهاتف المحمول، ولكن الآن تأتي الميزة لإصدار الويب الخاص ببريدك الوارد، حيثُ تقترح عليك 3 ردود سريعة على رسالةٍ إلكترونيةٍ تلقيتها و النقر عليها لاستخدامها كرسالةٍ كاملة ستقوم بالردّ بها أو البدء بها في رسالةٍ جديدة.

 

5- استخدام التقويم و قائمة المهام الخاصّة بك، وأخذ الملاحظات:

عند الانتقال إلى ’’Gmail‘‘ الجديد، ستُلاحظ ظهور3 رموز جديدة على الجانب الأيسر من بريدك الوارد تسمح لك بفتح تقويم ’’Google‘‘ ، و ’’Google Keep‘‘ (للملاحظات) ، ومهام ’’Google‘‘ (من أجل إضافة المهام) على يسار بريدك الوارد، حيث يمكنك من خلالهم مشاهدة كل شيء في نافذة متصفح واحده.

مِنَ غير المعقول أن أغضب لاضطراري لتنظيم بريدي الوارد في حين تتوافر لدى الآن هذه الأدوات والاستراتيجيات التي ستجعل من السهل تقليل عدد الرسائل الإلكترونية المزعجة والغير هامة.

سواءً أكنت تشاركني هذا الحماس أم لا، فأنّك في النهاية ستهتم بطرقٍ بسيطة ستمكنك من أن تكون أكثر إنتاجية في عملك، لذلك يجدر بك على الأقل تجربة بعض هذه الميّزات المدمجة الجديدة لانها بالتأكيد ستُحدث فرقًا بالنسبة إليك.”

إعداد: أمل شما

مٌراجعة: نور شتيوي

 

 

تابعنا على:

شارك على:

شارك برأيك

avatar
  اشترك  
نبهني بـ