منهجية ’’5S‘‘: سلسلة تنظيم إجراءات العمل – الجزء الرابع

الوقت المقدّر للقراءة: 3 دقيقة.

وصلنا في هذه السلسلة إلى الـ ’’S‘‘ الرابعة، والتي تعتبر أهم خطوة في تطبيق منهجية ’’5S‘‘.

في الـ ’’S‘‘ الأولى “الفرز”، قمنا بإزالة الفوضى والتخلص من العناصر التي لا تنتمي للمكان مما ساعدنا في كسب المساحة.

في الـ ’’S‘‘ الثانية تم تنظيم تلك العناصر التي تنتمي حسب قاعدة “كل شيء له مكان وكل شيء في مكانه”.

أما في الـ ’’S‘‘ الثالثة قمنا ببناء ثقافة النظافة والتنظيم، وهذا هو المكان الذي تتوقف فيه معظم عمليات تطبيق منهجية الـ ’’5S‘‘.

Image result for 5s quality

اطلب مساحتك الإعلانية

والسؤال الذي يطرح نفسه هنا: لماذا لا يتم المحافظة على منهجية الـ ’’5S‘‘؟

إنّ عدم وجود البنية التحتية الصحيحة التي تدعم بقاء وإكمال عمليات التطبيق الخاصة بالـ ’’5S‘‘ هو الجواب الأول.

وفي حال عدم تبني منهجية الـ ’’5S‘‘ من قبل إدارة المنظمة على جميع المستويات، فإنها لن تستمر في بيئة العمل.

أما الجواب الثاني فهو: عدم المحافظة على الخطوتين الرابعة والخامسة من المنهجية.

 

أثناء العمل على أرض الواقع في منشآت تتبع هذه المنهجية، فإننا نلاحظ أن هذه المنشآت تبدأ في تطبيق المنهجية ولكن تقف بعد تطبيق المراحل الثلاث الأولى: الفرز، الترتيب بانتظام والتألق.

في هذا المقال سنكمل المرحلة الرابعة من أجل الـ’’S‘‘ الرابعة وهي:’’Seiketsu‘‘ أو’’توحيد المعايير- Standardize‘‘.

من أجل جعل مسارات العمل تتسم بالمعايير يجب توحيد المعايير الخاصة بالإجراءات، وتحميل المسؤولية لفريق العمل من أجل تطبيق المعايير وخلق الالتزام والتنفيذ.

نجد أن كلمة “المسائلة” كثيراً ما يتم تفسيرها بشكل خاطئ، معظم التفكير فيها يتم أخذه بالمعنى السلبي، على سبيل المثال: إذا قام موظف بعمل شيء خاطئ يجب محاسبته لأنه لم يلتزم ويطبق المعيار المعتمد.

يأخذ خبراء تطبيق منهجيات ’’التفكير اللين- Lean Thinking‘‘ أو ’’6 سيغما- 6Sigma‘‘ كلمة المسائلة على أنها أمرٌ إيجابي وقوي ومهم للمنظمة وفريق العمل.

 

على سبيل المثال: عندما يقوم أحد أفراد فريق العمل بالتفوق في إتمام عملية ما حسب المعيار المعتمد، ينبغي أن يخضع للمسائلة من خلال المكافآت والتقدير، أما عندما يقوم أحد أفراد الفريق بعمل شيء خاطئ فهذا يدل على وجود إشارة في وجود خطأ ما في العملية، ويجب معالجة وتصحيح الخطأ ومن ثم إعادة تدريب الفرد.

من أجل تطبيق عملية “المسائلة”، يجب أن يكون لدينا سيطرة ومراقبة واضحة مع وجود عمليات تغذية مرجعية للمعلومات العائدة من عمليات السيطرة والمراقبة.

Image result for Seiketsu

في الـ’’S‘‘ الرابعة وهي “توحيد المعايير” تأتي المراقبة في شكل عمليات تدقيق ومراجعة رسمية، يتم تخصيص عمليات التدقيق لكل مجال وظيفي وتحديد ما يجب أن يكون عليه هذا الجزء من منطقة العمل، سواء من الناحية المادية والوجودية أو من الناحية الإدارية، ويجب أن يتم إجراء التدقيق بواسطة مجموعة من الأشخاص غير المنتمين لتلك المنطقة، وطبعاً نقصد بهذا وجود مستشار خارجي معتمد أو فريق الجودة والمراجعة الداخلية في المنظمة، فإن عملية تفويض المستشار أو فريق الجودة بعملية التدقيق والمراجعة سيجعل من الأمر أكثر سهولة، لأنه من الممكن أن يتم عمل التدقيق بشكل دوري أسبوعياً، شهرياً، أو بشكل ربع سنوي، وبالتأكيد أن عملية التكرار ستجعل جميع أفراد العمل يلتزمون بالمعايير الموحدة وهذا سيؤدي إلى تقليل تكرار عمليات المراجعة.

وفيما يلي أحد نماذج وطرق المراجعة السريعة التي من الممكن استخدامها في جميع المنظمات:

أسئلة المراجعةالإجابةنعم = 1فرص التحسن
نعم / لالا = 0
هل العلامات واضحة في الممرات؟
هل معدات التنظيف اللازمة موجودة في مكانها الصحيح؟
هي الإمدادات اللازمة متاحة؟
هل الإمدادات والمعلومات المطلوبة متاحة ومتوفرة؟
هل الأدلة المرجعية والوثائق موجودة في مكانها الصحيح؟
هل يوجد أي عناصر غير ضرورية مرئية؟
هل يوجد هناك أي أعمال فائضة مرئية؟

 

المراجع: ___________________إجمالي النقاط: ________________

 

عمليات التغذية الراجعة من السيطرة والمراقبة مهمة جداً، لأنه عندما تبدأ إجراءات التدقيق والمراجعة في أي منطقة عمل ولا يتم تحقيق النتيجة المطلوبة يجب أن تبدأ المسائلة.

 

إذا لم تمر عمليات التدقيق والمراجعة في منطقة العمل بنجاح فهذا يعني أن هناك شيء خاطئ في هذه العملية، وهنا يجب طرح الأسئلة التالية:

  • هل تم تدريب فريق العمل في هذه المنطقة بشكل صحيح؟
  • هل تم إعطاؤهم الوقت الكافي لإكمال واجبات ’’5S‘‘ الخاصة بهم كل يوم؟

هذه الأسئلة تأتي من خطة التفاعل المعتمدة في منهجية ’’6 سيغما‘‘.

 

التدريب الحقيقي لا يأتي من حلقة دراسية قصيرة أو اجتماع يتم إعلام كل فرد فيه من فريق العمل بالطريقة الجديدة المعتمدة في العمل، فالتدريب هو عملية مستمرة، ومن الممكن الوقوع في الخطأ عدة مرات ولكن مع عمليات التدريب والتغذية الراجعة المستمرة سيتم القيام بالعمل بشكل صحيح لتصبح الفعل الطبيعي والعادة لعمل الإجراء، وعندما يتم خلق هذه العادة وزرعها في فريق العمل سيتم الالتزام بها وتصبح الفعل الطبيعي بشكل تلقائي.

 

في ختام مقالنا عزيزي القارئ ما هي الحلول التي يمكن أن تفكر بها للسيطرة والتحكم في تنفيذ ’’5S‘‘ من أجل الاستدامة على المدى الطويل؟

هل ستكون جزءاً من تنفيذ الـ ’’3S‘‘ من أجل تثقيف الآخرين؟

لا تنسى متابعة السلسلة في جزئها الخامس الأكثر تشويقاً.

إعداد: حسن قنوت
مراجعة : حسين هندي

شارك برأيك

avatar
  اشترك  
نبهني بـ