تجارب ناجحة وفعّالة في إدارة وتنظيم الوقت

الوقت المقدّر للقراءة: 2 دقيقة و 47 ثانية.

 

كثيراً ما تقضي يومك في سباقٍ مع الزمن ، تبذل قصارى جهدك في تنظيم وقتك، وإيجاد البرنامج الأمثل لتوزيعه بين العائلة، والعمل، والدراسة، لتنهي تقريباً الساعات 16 من يومك، هذا إن كنت تحصل على قسط كافي من النوم والراحة.

وبغض النظر عن محاولاتك العديدة لإيجاد الوقت الكافي، لا يبدو أنك تجده.

قد تفترض أن الجميع يجد صعوبة في تنظيم مهامه اليومية…حسناً، افتراضك خاطئ ، إذ أننا في هذا المقال نقدم لك نصائح سبعة أشخاص تقابلنا معهم ممن استطاعوا إدارة وقتهم باحترافية، رغم ضغوطات عملهم الكبيرة.

 

-1- إبدأ يومك بأصعب مهمة في القائمة:

لاريسا هاينز Larissa Haynes، أم لستة أطفال، ربة منزل، ومدوّنة. ترى أن ساعات الصباح الأولى ;عندما تكون بقية الأسرة نائمة، هي أكثر الأوقات إنتاجية.

اطلب مساحتك الإعلانية

تقول لاريسا: “في تلك الساعات القليلة، أحاول جاهدة أن أنجز أكبر قدر ممكن من العمل، فعند إنجاز أكبر المهام وأهمها في وقت مبكر، يصبح بقية يومك أكثر مرونة، مما يجعلك في تقدم ملحوظ لإنهاء الأعمال المترتبة عليك.”

 

-2- حافظ على نظافة مكانك الخاص بك:

ترى سيك سارتيل SK Sartell وهي فنانة ومصممة معمارية ومستشارة لدى العديد من الشركات، ترى

أنّه لإيجاد الوقت الكافي لإتمام المهام على أكمل الوجه، عليك أن تبدأ يومك بداية نظيفة، وتقول: “أُرتّب دوماً سريري وغرفتي في الصباح، قبل خروجي… ”

وتقول: “عندما يكون مكاننا الخاص نظيف ومنظم ينتظرنا، ستكون فترة الاستراحة أفضل مما يعطينا الحيوية لإنجاز باقي مهامنا.”

أي أنّ وجود مكان منظّم لتعود إليه، يجعلك أكثر تركيزاً وإنتاجاً طوال يومك.

 

-3- جدولة خاصة لكلّ يوم:

بحسب رأي كارولين ساساكي غاريس Carolyn Sasaki Garris أحد كبار مدراء التسويق.

فإنه للإنتهاء من المهام يجب عليك أن تخلق روتين ثابت، على سبيل المثال: أن تحدد وقت ما ثابت في كل يوم تنهي فيه ما يترتب عليك، وليكن مثلاً من 8 صباحاً وحتى 5 عصراً.

وتقول: “إنني أنجز أعمالي في الوسائط المتعددة، ووسائل التواصل الإجتماعي في الصباح، واستعرض مالديّ في البريد الإلكتروني الخاص بي مساءاَ، وأقوم بمشاريعي في عطلة نهاية الأسبوع”.

إنّ جدولة كل ساعة من وقتك في اليوم، قد تجعلك تشعر أنك ملأت كامل وقتك، لكن عندما تضع كل عمل في وقته المحدد المناسب، كل شيء (غالباً) سيُنجز في وقته.

 

 

 

-4- استعنْ بالتكنولوجيا:

وجدت أناندا كيانيو Ananda Qianyu  وهي مصممة حدائق ومدوِّنة أساليب الحياة، أن استخدامك لبرامج تنظيم الوقت أو برامج حجب وسائل التواصل الاجتماعي ستساعدك على الحد من هدر وقتك،

تقول أناندا:”إني أمنع نفسي من تصفح البريد الإلكتروني، مواقع التواصل الاجتماعي وغيرها… عندما أعمل على الكومبيوتر وذلك بالإستعانة ببرامج مخصصة لذلك، مما يبقي تركيزي بالعمل، ويبعدني عن عوامل الإلهاء.”

 

-5- ابتعد عن المماطلة:

 

“لا يمكنني تأجيل أي شيء”. يقول سام رايموندي Sam Raimondi وهو طالب دكتوراه في علم النفس، وموظف بدوام كامل في جامعة فوردهام وصاحب عمل خاص…”عندما يكون لديك الكثر من الأعمال والواجبات، لايمكنك تأجيل أحدها، لأنّها ببساطة ستضيع منك.”

إن إكمال مشروع، أو مهمة ما لديك بوقت مبكر، يساعدك على تلافي الأهطاء وتصحيحها في حال وجدت أن عملك يشوبه خطأ ما.

 

-6- قسّم وقتك حسب مهامك:

 

تقول إرين ترافورد باسكيل Erin Trafford-Basquill  وهي مديرة التسويق لشركة ناشئة، تقول:” في كل صباح أقوم بتدوين قائمة المهام التي أرغب بإنجازها، ثم أعطي لكل مهمة 15 دقيقة تقريباً.”

وتضيف “ليس عليك أن تقسّم الوقت على المهام بشكل متسلسل، أي يمكنك تقسيم مهامهك على ثلاث مراحل، وإذا نجحت في تقسيم وتخصيص الوقت على قائمة العمل الخاصة بك، سيكون لديك الوعي بشكل كافي ليجعلك تتخطى جميع الصعوبات في العمل.

 

-7- إجعل جدولك مرن قابل للتعديل:

 

” لديّ لوح أبيض ضخم في مكتبي، أدوّن عليه قائمة مهامي الأكثر أهمية، وأعيد ترتيب أولوياتي فيه باستمرار.” هذا ما تقترحه راشيل بومان وهي مديرة تسويق التجارة الإلكترونية لدى شركة نيبراسكا للأثاث

وتقول:” قائمة ضخمة قابلة للتعديل، ذلك ما سيمنحك المساحة التي تحتاجها لمعرفة ما عليك القيام به، وكيف يمكنك إنجازه بكفاءة أكثر.”

 

 

بهذه النصائح السبعة…أصبح بإمكانك أن تنظم وقتك، وتديره بطريقة احترافية، بعدّة طرق جديدة ومبتكرة، سيكون دائما لديك المزيد والمزيد من المهام التي سوف تضيفها لقائمتك، بغض النظر عن مدى قدرة تحملك للضغوط، سوف تجد دائماً حلول تساعدك على إدارة ناجحة واحترافية للوقت و مهامك الصعبة.

 

إعداد: Batoul Akkad

مراجعة: Mayaz Housseiny

شارك برأيك

avatar
  اشترك  
نبهني بـ