9 قواعد تضمن التعامل باحترافية مع البريد الإلكتروني
الوقت المقدّر للقراءة: 2 دقيقة و 45 ثانية.
لم يعد غريباً بعد اليوم ارتداء ملابس غير رسمية للدوام أو احتساء كوبٍ من القهوة مع مديرك بعد انتهاء ساعات العمل، فقد انتهت هذه الحواجز نوعاً ما، ولكن فيما يتعلق برسائل البريد الإلكتروني فالقواعد ثابتة حتى الآن، فلا يمكنك استخدام كلمات غير لائقة ضمن هذه الرسائل في بيئة العمل.
إن الرسائل التي ترسلها إلى مديرك أو زملائك في العمل تساهم بشكل كبير في تكوين الانطباع الشخصي عنك، فحاول قدر الإمكان جعله جيداً، فيما يلي 9 قواعد عليك اتباعها في العمل عند إرسال بريد إلكتروني من أجل الحفاظ على سمعتك المهنية:
1- إبدا بعنوان واضح:
عند تجهيزك لرسالةٍ ما إلى أحد المشرفين أو الرؤساء فقط تذّكر أنّه و من المحتمل وجود مئات الرسائل في بريدهم وأغلب هذه الرسائل إمّا يتم حذفها أو الضغط على النجمة لقراءتها لاحقاً (مما سيقلل احتمالية قراءتها بالطبع).
لديك محاولة واحدة فقط لتكسب انتباههم، ويمكن ذلك عن طريق كتابة عنوان ”موضوع – Subject“ جذاب و واضح تشرح فيه مضمون الرسالة لتضمن أن يتم فتحه وقراءته فعلياً.
2- استخدم العبارات الصحيحة:
تجنّب الكلمات التي تستخدمها مع أصدقائك أو عائلتك وتذكّر أنك ضمن بيئة عمل محددة ويجب احترامها، فعند إرسالك لبريدٍ ما لأحد زملاء العمل أو المشرفين ابتعد عن الألفاظ المبتذلة والعاميّة.
تجنّب استخدام كلمات كـ ”Urgent – مستعجل“ واستبدلها ب ”اليوم – Today“، اكتب خطوات واضحة واجعل كل منها تحمل رقماً ولا تكتب ”الخ – Etc “.
3- انتبه للأخطاء الإملائية:
بالنسبة للبعض لا يوجد ما هو مستفّزٌ أكثر من الأخطاء الإملائية ولو كان الخطأ بنقطة أو فاصلة.
عند كتابتك لرسالةٍ إلكترونيةٍ ما انتبه لسلامة القواعد وعلامات الترقيم، حتى لو أنك لست في الجامعة بعد الآن ولكن هذا لا يعني ألا يتم تقييمك.
اتبع الخطوات التالية عند مراجعة بريدك:
- تأّكد من وجود مقدمة ومضمون وخاتمة.
- التدقيق والتحقق من الأسماء.
- فكّر: إذا تمت قراءتها من قبل الجميع هل ستكون راضٍ؟
4- لا تستنفذ وقت غيرك:
إذا كنت تريد إرسال رسالة إلكترونية إلى أحد الأشخاص، فأخبره عن سبب الإرسال.
فعلى سبيل المثال: عند إرسالك لعرض تقديمي، أخبر المتلقي بماذا تريد بالضبط، هل تريد موافقته؟ هل ينقص شيء للعرض التقديمي؟ أو هل تحتاج اقتراح ما لضم شريحة جديدة؟
أعلمهم باستفساراتك وأسئلتك لتضمن الرد المناسب.
بالإضافة إلى ذلك، لا تنسى أن وقت غيرك ليس لك، فعند إرسالك خذ بعين الاعتبار ألا يتم الرد خلال دقائق. فأحياناً يتم الرد خلال ساعات أو أيامٍ حتى!
5- استخدم ”الرموز التعبيرية – Emojis “ بحذر:
لا يحب الجميع استخدامهم حتى في الرسائل العادية، فنسبة كبيرة من العاملين تعتبر استخدام الرموز التعبيرية بغير مناسبة أو غير مهنية، فلا تخاطر باستخدامها إن لم تعرف كيف وأين ومتى تستخدمها.
6- تأكد من ”إرفاق الملفات – Attachments“ المطلوبة:
يبدو الأمر واضحاً، ولكن وقعنا جميعنا في هذه الورطة وأكثر من مرة، انتبه ألا تقع في وحل اللا احترافية في العمل و تحقق قبل الضغط على إرسال وتأكد أكثر من مرة بأنّك قم أرفقت الملفات التي تود إرسالها.
7- استخدم عبارات إحترافية:
عليك أن تنهي بريدك الإلكتروني عن طريق التعبير بكلمة وعادةً ما يتم استخدام الكلمات نفسها كـ ”شكراً -Thank you “ أو ”بالتوفيق – Best Luck “ ماذا لو لم يكن لدينا شيء لنشكرهم عليه مثلاً؟ ولماذا نستخدم نفس العبارات دوماً؟
بدلاً من ذلك كله، اختر تواقيع أكثر حرفية كـ ”مع احترامي – Respectfully“ ”مع تحياتي – Regards “.
8- لا ترسل رسائل غير لائقة:
بطبيعة الحال، مهما كان اتباعك لآداب السلوك جيداً، لا يعوّض إذا بعثت برسالة بريدية لا داعي لها.
على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى استجابة فائقة السرعة من شخص ما في العمل، اتصل به بدلاً من إرسال بريد، أو إذا أردت مناقشة مديرك على علاوة أو زيادة في الراتب فمن المفضّل أن تحدد موعد رسمي، فبالطبع لا يمكنك مناقشة هذه الأمور عن طريق البريد الإلكتروني (إلا إذا كان عملك عن بعد).
9- استخدم توقيعك الخاص:
هل انتهيت للتو من كتابة بريد إلكتروني ممتاز مهني واحترافي؟ اصنع لنفسك توقيع بسيط وجذّاب – بدلاً من ” تم الإرسال من الهاتف المحمول” – احرص على أن يتضمن توقيعك عنوانك ورقم هاتفك وموقعك الخاص (إذا كان لديك واحد) وملفاتك على مواقع التواصل الاجتماعي وربما صورة وجهك.
إليك عزيزي بعض المواقع لتصنع توقيعك الخاص وبعض الأمثلة عنها:
2- HTML Sig
باتباعك هذه القواعد البسيطة ستضمن وبشكل كبير من أن رسائلك ستُلقى بوجه حسن وسيتم الرد عليها، فبالنهاية لا بأس بأن تقضي بضع دقائق إضافية للتأكد من أن كل شيء على ما يرام.
إعداد: Nour Alshtaewi
مراجعة:Shahd Abu Sirryeh
