تطوير الذات

4 مفاتيح أساسية لتنظيم وقتك

4 مفاتيح أساسية لتنظيم وقتك

الوقت المقدّر للقراءة: 3 دقيقة و 36 ثانية.

 

“السر الأساسي للسيطرة على وقتك هو في التركيز على المهم.”

إن الاستعجال يدمّر الإنتاجية، لذلك تُعتبر المهام “العاجلة ولكن غير المهمة” أهم لصوص الوقت، فالمهام المستعجلة ليست بالضرورة أولويات، ففي كثير من الأحيان تكون المهام الضرورية واضحة أمامك ولكنك تتجاهلها وتنصرف لإنجاز المهام العاجلة ولكن غير الضرورية، وبالتالي سيؤثر ذلك على إنتاجيتك، لذا فأنت تحتاج إلى عكس هذه العادة للسيطرة على وقتك.

إت نجاحك يتعلّق بشكل كبير بقدرتك على تميز المهام العاجلة والضرورية، فالمهام الضرورية هي التي ستساعدك في إنجاز وتحقيق أهدافك بعيدة المدى، إن تحديد هذه المهام لمرة واحدة بسيط جداً ولكن الاستمرار في ذلك هو الأهم.

يشرح “جورج ماكاي” هذه الفكرة:

 

المهام العاجلة:

هي المهام التي يجب التعامل معها بشكل فوري، مثل الاتصالات الهاتفية، أو المهام التي اقترب موعدها النهائي، أو المواقف التي يجب التعامل معها بسرعة كالرد على رسائل البريد الإلكتروني.

المهام الضرورية:

هي المهام التي تُساعدك في تحقيق أهدافك بعيدة المدى، وكمثال عليها:

 –  كتابك الذي تريد أن تكتبه.

 –  العرض الذي تريد تقديمه من أجل الترويج لفكرتك.

 –  الشركة التي تخطط لإطلاقها.

والمشكلة الأساسية أننا دائماً نوقف تنفيذ المهام الضرورية من أجل إنجاز المهام العاجلة، لذا نُقدّم لك في Business Solutions – BS  أربعة اقتراحات لاستغلال وقتك بالشكل الأمثل، إليك هذه النصائح:

 

1- لا تكن مُتاحاً دائماً:

Soft photo of man felling comfort use smartphone on the wooden floor with cup of coffee, headphone, computer laptop and clock, Top view point of copyspace relax time.

الوقت –وليس المال- هو المادة الخام للإنتاج والإبداع؛ استثمر وقتك فلديك 168 ساعة أسبوعياً، فكر بذلك أكثر، كل هذه الكمية من الوقت أين يمكن أن تذهب؟ أو بماذا تقضي كل هذه الساعات؟

يقول David Alen في كتابه ” إنجاز الأمور: فن الإنتاجية دون توتر”:

“إذا لم تعطي الاهتمام المناسب للمهام التي تستحق فإنها سوف تأخذ من اهتمامك أكثر مما تستحق”

ووفقا للسيد “آلين”:

“أنت قبطان سفينتك، وكلما عملت من خلال هذا المنظور، فإن الأفضل سوف يحصل لك.”

الأشخاص فائقو الإنتاج  يركزون على اإنجاز الكثير من الأشياء في كل دقيقة يمتلكونها، فهم يتحكمون بتصرفاتهم، لذا خصّص وقتاً لكل مَهمة يجب أن تنجزها يومياً، ولا تكن مشتّتاً بشيء آخر يُتوقع منك أن تفعله.

ويقدّم الملياردير الشهير “وارن بافيت” نصيحة ذهبية لك:

“لا تدع الآخرين يضعون جدول أعمالك في الحياة”

كل مهمة يومية يجب أن تكون قابلة للتحقيق وواقعية وومحددة بوقت، وأكثر أهمية من غيرها، والأهم من ذلك يجب أن تطور أهدافك اليومية والأسبوعية والشهرية باستمرار.

إن تحديد وقتك سوف يدفعك للتركيز ولتكون أكثر فاعلية، يقول ستيفن كوفي:

“عليك أن تحدد أهم أولوياتك وتتحلى بالشجاعة لتقول ‘لا’ للأشياء الأخرى، بلطف وابتسامة ومن دون اعتذار.”

ينصحك الكاتب “بريستون ني – Priston Ni عند تخطيط يومك أن تستبعد كل الأوقات التي تكون فيها ملتزماً مع الآخرين في مكان معين ووقت محدد ، مثل الاجتماعات والمواعيد الأخرى، فالوقت غير الملتزم فيه هو الوقت الحر الذي يمكنك إدارته.

 

2- عاداتك تحدد وقتك الضائع:

 

نحن نتعرض لكثير من التشتيت خلال اليوم، ففي دراسة نشرتها مجلة “Experimental Psychology” وجدت أنه يمكن ببساطة تشتيت انتباهك من خلال رنة هاتفك حتى لو لم تجب عليه، جرّب وضع هاتفك بعيداً عنك لتحصل على 10 دقائق من الإنتاجية المتواصلة.

“التكنولوجيا تطورت لتستغل إدماننا على الأمور المستعجلة مثل البريد الإلكتروني وحسابات مواقع التواصل الاجتماعي كالـ facebook و twitter و linkedin.”

لذا دع التعامل مع مواقع التواصل الاجتماعي فقط في أوقات الفراغ كي تكسب وقتك.

هذا ليس سهلاً، ولكن بمجرد الاعتياد على بناء عادة جيدة بإيقاف هذه الوسائل سوف تستطيع فعلا أن تكون جاهزاً للعمل بإنتاجية أكبر.

 

3- لا تتحمل فوق استطاعتك:

Surprised businessman in his office holding a clock

واحدة من أهم الأسباب التي تجعل الأشخاص عاجزين عن الإنجاز بشكل كبير هي محاولاتهم فعل أمور كبيرة وصعبة وعدم إدراكهم أن معظم الإنجازات القيمة هي عبارة مجموعة أمور صغيرة باتجاه واحد.

سوف تكون متحمساً عندما تملك الكثير من الأهداف، لكنك سوف تشتت طاقتك في تحقيقها وفي النهاية ستٌفاجأ بأنك قد قمت بتشتيت إمكانياتك مقابل حصولك على نتائج لم تكن كما تتوقع.

المبدأ الرئيسي للنجاح هو التركيز، وهو الفرق بين الأشخاص الناجحين وغير الناجحين بغض النظر عن الموهبة أو الموارد أو الطاقة التي يملكونها، فأكثر الأشخاص المعروفين والذين حققوا إنجازات عظيمة في التاريخ، كان يميزهم التركيز.

لذا اصرف وقتك في الأمور الصحيحة واترك باقي الأمور لأهلها، يكفي أن تعمل بذكاء وحكمة، فالعمل المجهد ليس بالضرورة سيء، لكنه يستهلك حياتك عندما تصرفه على أمور خاطئة.

قرر ما الأشياء الجيدة لك على المدى البعيد ولاحقها بكل ما تملك، في كل مرة يكون لديك شيء إضافي لتفعله، أو هدف إضافي تسعى له، فانك تشت طاقتك.

 

4- القليل هو الكثير :

Concept of solution and domino effect.Slightly de-focused and close-up shot. Selective focus.

المفتاح الأساسي في التركيز هو تحديد ذاتك من خلال عدد قليل من الأمور الإجبارية، اجبر ذاتك دائما على التركيز في أهم شيء، واترك الباقي.

ضع قائمة لمهامك الأساسية، واجعلها تتميز باعتمادها عدداً أقل من المهام المهمة بدلاً من الكثير من المهام غير المُهمة، واستبعد كل ما هو غير أساسي، ثم قم بإزالة العقبات لتترك الأمور الأساسية والجوهرية تمر بسلاسة ووضوح.

بمعنى آخر، فإن تحديد الأساسيات هو نظام منضبط ومُمنهج لمعرفة أين تقع أعلى نقطة نريد الوصول إليها، ثم استخدام تلك الأشياء لتحقيقها دون جهد يذكر.

عندما تملك الكثير من المهام في نفس الوقت، سوف تستمر بالانتقال من مَهمة إلى أخرى، وستكون دائم التقطع ومشتتاً بشكل مستمر، لذا اختر مهمة واحدة واحصل على مزيد من الإنجاز.

عندما تمتلك الكثير من المهام فإن الجودة سوف تنخفض، ولكن عندما تركّز على  مهام أقل سيكون بإمكانك خلق شيء ملفت للنظر.

ابدأ من اليوم ، اختر ما تعتقد بأنه الأكثر جوهرية، واعمل فقط على أأم الأهداف القابلة للقياس وممكنة التحقيق بدلاً من تكريس الوقت للأمور العاجلة ولكن غير الضرورية.

تحديد الأولويات وإعطاؤها وقتك خلال اليوم سوف يمنحك المزيد من الوقت للتركيز على الأهم   وتحقيق المزيد من الإنجازات خلال وقت أقرب.

 

إعداد: Median Abd Albaki.

مُراجعة: Manar Damani.

Median Abd Albaki
الكاتبMedian Abd Albaki
Damascus University Business Administration Specialist.
حياة نباتية - غذاء الوعي Project Coordinator At:Vegan life
Content Creator.

شارك برأيك

avatar
  اشترك  
نبهني بـ

Pin It on Pinterest

Share This